Wer im Pre-Opening wofür zuständig ist
In der Phase vor der Eröffnung entstehen viele Missverständnisse, weil Zuständigkeiten nicht aufgeschrieben sind. Der Bauträger glaubt, die Endreinigung gehöre zum Betreiber. Der Betreiber glaubt, der Möbellieferant baue auf. Der Lieferant liefert bis zur Bordsteinkante und betrachtet seinen Auftrag als erledigt. Am Ende stehen Paletten im Hof und niemand fühlt sich zuständig.
Bevor wir anfangen, schreiben wir deshalb gemeinsam mit Ihnen eine einfache Matrix: Welche Leistung übernimmt der Bauträger, welche der Lieferant, welche wir, welche Ihr eigenes Team. Typisch für uns sind Annahme und Prüfung der Lieferung, Verteilung im Haus, Montage der FF&E, Einbau der Kitchenettes, Einrichten der OS&E, Endreinigung und Übergabe. Typisch für den Bauträger sind Mängelbeseitigung am Gebäude und die Bauendreinigung. Typisch für Ihr Team sind Schulung, IT, Schließsystem und die Abnahme. Diese Matrix steht im Angebot.
| Aufgabe | Typisch zuständig |
|---|
| Bauendreinigung nach Bauende | Bauträger |
| Mängelbeseitigung am Gebäude | Bauträger |
| Annahme und Prüfung der FF&E-Lieferung | Nuxa Solutions |
| Montage FF&E und Kitchenettes | Nuxa Solutions |
| Einrichten der OS&E | Nuxa Solutions |
| Endreinigung nach der Einrichtung | Nuxa Solutions |
| IT, Schließsystem, Software | Betreiber oder Dienstleister |
| Schulung des Personals | Betreiber |
| Abnahme und Übernahme der Zimmer | Betreiber |
Typische Risiken im Pre-Opening und wie wir sie abfangen
Die meisten Verzögerungen im Pre-Opening haben dieselben Ursachen. Lieferungen kommen zu spät oder unvollständig. Der Aufzug ist von anderen Gewerken belegt. Ein Zimmertyp hat eine Besonderheit, die im Plan nicht stand, etwa eine Dachschräge, unter der der Schrank nicht passt. Das Musterzimmer wird spät abgenommen, und alle Teams warten. Oder die Endreinigung beginnt, während in derselben Etage noch gebohrt wird.
Wir fangen diese Risiken mit einfachen Mitteln ab. Lieferungen prüfen wir bei Ankunft und melden Lücken am selben Tag. Aufzugszeiten vereinbaren wir schriftlich. Besondere Zimmer erfassen wir bei der Begehung und lösen sie vor Montagebeginn. Das Musterzimmer planen wir so früh, dass bis zur Serie Zeit für Änderungen bleibt. Und die Endreinigung einer Etage beginnt erst, wenn dort alle Gewerke fertig sind.
Tagesbericht: Was Sie während des Pre-Openings sehen
Während eines Pre-Openings bekommen Sie jeden Abend einen kurzen Bericht. Er zeigt, welche Zimmer heute montiert, gereinigt und übergeben wurden, welche Teile fehlen oder beschädigt sind, sortiert nach Lieferant, welche Punkte beim Bau aufgefallen sind, mit Zimmernummer und Foto, und was für den nächsten Tag geplant ist.
Der Bericht ist kurz, eine Tabelle und einige Fotos. Er soll Ihnen und Ihrer Projektleitung ermöglichen, früh zu reagieren, etwa eine Nachlieferung zu beschleunigen oder einen Mangel beim Bauträger zu melden, statt am Eröffnungstag festzustellen, dass zwölf Zimmer nicht fertig sind.
Probebelegung und Abnahme durch den Betreiber
Viele Betreiber belegen vor der offiziellen Eröffnung einige Zimmer probeweise, mit eigenen Mitarbeitern, Gästen aus dem Unternehmen oder Freunden des Hauses. Diese Probebelegung zeigt Dinge, die bei einer Abnahme nicht auffallen: eine Leselampe, die zu weit vom Kissen weg ist, ein Vorhang, der nicht ganz schließt, ein Kleiderschrank, in dem die Bügelstange zu tief hängt.
Wir planen Zeit nach der Probebelegung ein, um solche Punkte zu korrigieren, und übertragen die Korrekturen in das Zimmerdatenblatt und auf alle Zimmer desselben Typs. So landet die Erfahrung der ersten Nacht nicht nur in einem Zimmer, sondern im ganzen Haus.
Aparthotels: zwischen Hotel und Apartment
Aparthotels verbinden Hotelservice mit Apartmentausstattung. Sie haben eine Rezeption, oft einen Frühstücksbereich und tägliche oder wöchentliche Reinigung, aber jedes Zimmer hat eine Kitchenette und mehr Stauraum als ein Hotelzimmer. Für das Pre-Opening bedeutet das: die Gleichmäßigkeit eines Hotels und die Ausstattungstiefe eines Apartments.
Wir richten Aparthotels nach denselben Grundsätzen ein wie Hotels, mit Musterzimmer und Datenblatt, und montieren die Kitchenettes im gleichen Durchgang wie die Möbel. Die Küchenausstattung räumen wir nach einer festen Liste ein, die mit dem Housekeeping abgestimmt ist, damit bei jeder Reinigung schnell zu sehen ist, ob etwas fehlt.
Die ersten acht Wochen nach der Eröffnung
In den ersten Wochen nach der Eröffnung fällt vieles auf, was vorher niemand bemerkt hat. Möbel, die bei voller Belegung stören, Schranktüren, die sich nach einigen Wochen Heizung verzogen haben, Wandhaken an der falschen Stelle, Teile, die öfter kaputtgehen als erwartet. Für diese Phase vereinbaren wir mit Betreibern gern feste Termine, etwa einmal pro Woche, an denen ein Team ins Haus kommt und die gesammelten Punkte abarbeitet.
Ihr Team sammelt die Punkte in einer einfachen Liste mit Zimmernummer. Wir arbeiten sie zu Zeiten ab, in denen die Zimmer frei sind, und melden zurück, was erledigt ist. Danach geht die Betreuung in einen normalen Rahmenvertrag über, mit Abruf nach Bedarf.
Brandschutz und Rettungswege während der Einrichtung
Ein Haus, das kurz vor der Eröffnung steht, hat bereits seine Brandschutzabnahme oder steht kurz davor. Während der Einrichtung dürfen Rettungswege nicht durch Paletten und Kartons zugestellt werden, Brandschutztüren dürfen nicht mit Keilen offengehalten werden, und Rauchmelder in den Zimmern dürfen durch Bohrstaub nicht auslösen oder verschmutzen.
Wir lagern Material deshalb nur in abgestimmten Flächen, halten Flure und Treppenhäuser frei und arbeiten bei Bohrarbeiten in der Nähe von Rauchmeldern mit Absaugung oder decken die Melder nach Absprache mit der Haustechnik kurz ab. Am Ende jedes Arbeitstages sind die Rettungswege frei, und alle Abdeckungen an Meldern sind wieder entfernt.
Schlüssel, Zugänge und Sicherheit im Haus
Während eines Pre-Openings sind viele Menschen im Haus, und die Zimmer sind voll mit neuer Ausstattung, die noch nicht inventarisiert ist. Deshalb regeln wir zu Beginn, wer welche Schlüssel oder Karten bekommt, welche Bereiche zu welchen Zeiten offen sind und wer abends abschließt.
Unsere Teams arbeiten mit einer Liste der Zimmer, die sie an einem Tag betreten, und geben Schlüssel oder Karten am Ende des Tages zurück. Fertig übergebene Zimmer betreten wir nur noch nach Absprache. So ist jederzeit klar, wer zuletzt in einem Zimmer war, und fertige Zimmer bleiben fertig.
Wann das Musterzimmer fertig sein sollte
Das Musterzimmer ist der wichtigste Termin im Pre-Opening, weil alle weiteren Zimmer davon abhängen. Wird es zu spät abgenommen, warten die Teams, oder sie arbeiten ohne verbindlichen Standard und müssen später nacharbeiten. Wird es zu früh gebaut, bevor alle Teile da sind, ist es unvollständig und taugt nicht als Maßstab.
Wir planen das Musterzimmer deshalb so, dass es mit den ersten vollständigen Lieferungen eingerichtet wird und mit Abstand vor dem Serienstart abgenommen werden kann. Dazwischen bleibt Zeit, um Änderungen umzusetzen, etwa eine andere Höhe für Spiegel oder eine geänderte Position der Leselampen, und das Datenblatt zu aktualisieren. Erst wenn Betreiber und Innenarchitekt das Musterzimmer freigegeben haben, beginnt die Serie.
Zwischenlagerung vor dem Einbau
Nicht immer passen Lieferung und Montage zeitlich zusammen. Manche Lieferanten liefern alles auf einmal, Wochen vor dem Einbau, andere in Teillieferungen. Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Flächen im Haus zur Zwischenlagerung genutzt werden können, etwa Tiefgarage, Lagerräume oder noch nicht fertige Etagen, und führen eine einfache Lagerliste, aus der hervorgeht, was wo steht.
Der Tag vor der Eröffnung
Am Tag vor der Eröffnung sollten keine Montageteams mehr im Haus sein, außer für letzte offene Punkte. Wir planen das Pre-Opening so, dass alle Zimmer und öffentlichen Bereiche spätestens zwei Tage vorher übergeben sind. Der letzte Tag gehört dem Betreiberteam: Rundgang, letzte Kontrollen, Generalprobe am Empfang. Ein kleines Team bleibt auf Abruf, falls bei diesem Rundgang noch etwas auffällt, und erledigt es, ohne dass Gäste davon etwas bemerken. Danach beginnt die laufende Betreuung nach Vertrag.
Was Sie am Ende des Pre-Openings in der Hand haben
Nach dem Pre-Opening übergeben wir Ihnen ein vollständiges Paket: die Zimmerdatenblätter pro Zimmertyp, die Übergabeprotokolle mit Fotos und Inventarlisten für jedes Zimmer, die Liste noch offener Nachlieferungen nach Lieferant, die gesammelten Bedienungsanleitungen und Herstellerunterlagen der Geräte und eine Übersicht der Lieferanten pro Möbel und Ausstattungsteil. Damit kann Ihr Team das Haus übernehmen, ohne nachfragen zu müssen, was wo verbaut ist.
Mehrere Häuser eines Betreibers
Betreiber, die in Berlin mehrere Häuser eröffnen, profitieren davon, wenn dasselbe Team jedes Pre-Opening übernimmt. Zimmerdatenblätter, Abläufe, Lieferanten und Abnahmeroutinen sind beim zweiten Haus schon bekannt, das Musterzimmer geht schneller, und die Erfahrungen aus der ersten Eröffnung fließen direkt in die zweite ein.
Für solche Betreiber vereinbaren wir einen Rahmen, in dem Preise pro Zimmertyp und Abläufe für alle Häuser gelten, und passen nur an, was sich am jeweiligen Objekt unterscheidet. Die laufende Betreuung aller Häuser kann im selben Rahmenvertrag laufen, mit festen Preisen für zwölf Monate.
Fotos für Buchungsportale und Website
Für die Vermarktung brauchen Betreiber Fotos fertiger Zimmer lange vor der Eröffnung, oft schon für den Vorverkauf auf Buchungsportalen. Diese Fotos entstehen meist in den ersten fertigen Zimmern, und sie müssen so aussehen, wie die Zimmer später wirklich sind.
Wir richten dafür auf Wunsch ein oder zwei Zimmer pro Typ vorab vollständig ein, inklusive Dekoration, Textilien und gemachtem Bett, und reinigen sie für den Fototermin. Nach dem Shooting bleiben diese Zimmer als Referenz stehen. Weil sie nach dem Zimmerdatenblatt eingerichtet sind, entsprechen die Fotos den Zimmern, die Gäste später buchen.
Pre-Opening budgetieren: welche Posten anfallen
Wer ein Pre-Opening plant, sollte für die Einrichtung mehrere Posten getrennt budgetieren. Die Montage der FF&E und das Einrichten der OS&E rechnen wir als Festpreis pro Zimmertyp. Kitchenettes rechnen wir nach der Preisliste für Küchenmontage, eine Standardküche bis fünf Meter ab 503 € netto, kleinere Kitchenettes nach Aufmaß. Elektroanschlüsse durch den Fachbetrieb, Container für Verpackung und Halteverbotszonen kommen nach Angebot dazu.
Nicht zu unserem Budget gehören die Möbel und Ausstattung selbst, die Planung des Innenarchitekten, die Fracht der Lieferanten bis zum Objekt und die Personalkosten Ihres eigenen Teams. Mit dieser Trennung lässt sich das Pre-Opening sauber gegen den Gesamtplan des Projekts rechnen.
Was wir im Pre-Opening nicht übernehmen
Wir sind kein Generalunternehmer für den Bau und kein Einrichtungsplaner. Die Planung der Zimmer, die Auswahl der Möbel und ihre Beschaffung liegen beim Innenarchitekten, beim Betreiber oder bei einem FF&E-Dienstleister. Elektroinstallation, Sanitärinstallation und Lüftung liegen bei den Fachbetrieben des Bauträgers. IT, Schließsystem, Software und Personal liegen beim Betreiber.
Wir übernehmen den Teil, der zwischen diesen Beteiligten oft offen bleibt: Annahme, Verteilung, Montage, Einrichtung, Reinigung und Übergabe. Wo unsere Arbeit an andere Gewerke grenzt, etwa beim Anschluss von Kochfeldern oder Leuchten, stimmen wir uns mit den Berliner Fachbetrieben ab.